Wave财务管理软件的使用方法-销售开票
Published by Xtravel Club on August 10th, 2018
快客旅游在日常运营中，推荐使用Wave App，其中包括网页版和App版。本文就日常使用的标准路径进行探讨，希望会有所帮助。
App版分为Wave Receipts（用于扫描发票入账）和Wave Invoice （用于给客人开具发票），可在Iphone、Ipad和安卓手机上下载使用。
开具发票
通常我们在微信、邮件或者其他渠道收到客户的确认后，需要开具发票给客户（客户要不要都需要开具）。使用网页版和App版Invoice大致相同，下面示例使用网页版。
- 打开网页版，确认公司是Xtravel Club，进入到Sales - Invoice
- 点击右上角的Create an Invoice （开具发票）
进入到如下界面，其中Notes部分已经填写了机场接送的条款，旅游部分需要按照情况进行改写；默认的付款日期是开票后即付，适用于普通客人，机构/旅游客人可选提供15天或者30天付款的选项。
- 选择或者创建客户
个人客户需要填写Contact和Billing两栏，机构客户需要填写More，第一次可能填写的内容会多一些，后面使用也方便。
填写后客人的信息会出现在发票上。
发票序号（Invoice number）为流水号，可以不管。
销售采购单号（PO/SO number）可以自定义，也可以留空。
开票日期（invocie date）可以更改，比如更改到以前的日期。
付款日期（payment due）可以更改，默认为当天。
之后就是添加公司的产品 Add an item，机场接送搜shuttle，可选包车和拼车，单价都可以自己更改，大多数情况下需要选附加的GST
**Tip: 如果给客人的是折扣价，比如示例中所示的两个人200刀实收150刀，相当于25%的折扣，建议另选同样的产品，给出25%的折扣额，数字填写负数即可
下面就是修改条款，这个很重要也很繁琐，标准条款是这样的
1. 共计 个人，其中 个成人， 个儿童(岁); 个标准托运行李 / Passenger number: ( Adult(s) + child(ren) aged ), standard check-in luggage(s)2. 奥克兰国际机场接送机: 2019 年 8 月 日，航班号 / Pick up from Hamilton to Auckland International Airport: August 2019, Flight #3. 送抵所提供地址/ Deliver to the address provided4 . 拼包车/Shared Exclusive Ride based5. 请尽快付全款至/Full payment after you receive this invoice to: Xtravel Club, 02-0316-0465162-006. 退订或者更改需要至少提前 24 小时/To cancel or change your booking please contact us by phone or email, 24 hours notice is required.More detailed Terms & Conditions can be found from our website: http://www.xshuttle.co.nz/
修改后是这样
1. 共计2个人，其中 1个成人， 1个孩子(大于8岁); 3 个标准托运行李 / Passenger number: 2 ( 1 Adult(s) + 1 child(ren) aged older than 8 ), 3 standard check-in luggage(s)2. 奥克兰国际机场接机: 2019 年 8 月 11 日，航班号 CA783/ Pick up from Auckland International Airport: 11 August 2019, Flight # CA7833. 送抵所提供地址/ Deliver to the address provided4. 拼车/Shared Ride based5. 请尽快付全款至/Full payment after you receive this invoice to: Xtravel Club, 02-0316-0465162-006. 退订或者更改需要至少提前 24 小时/To cancel or change your booking please contact us by phone or email, 24 hours notice is required.More detailed Terms & Conditions can be found from our website: http://www.xshuttle.co.nz/
到此为止，一个发票基本上完成，点击预览（preview）或者保存继续（Save and continue)
上面这个界面中，
信用卡付款项（Credit Card Payment)，除非客人要求，我们不推荐信用卡支付，因为有3%的手续费（未来我们是否要用，还得确认，因为毕竟快速收款也很重要）
更多选项（More actions)中 导出为PDF （Export as PDF)和复制（Duplicate）比较常用，各个选项的用法为
-复制（Duplicate）：复制同样的订单为一个新的订单
-多次收款（Make recurring): 设置不同的频率比如周付或者月付来收款
- 导出为PDF（Export as PDF): 把票据下载为PDF，方便在微信或者其他地方转发或者保存
-找到分享的链接（Get share link)：复制一个链接用于分享
-打印（print）
-自定义（Customize）：设置票据的格式，通常不用或者不能设置
-客户视角预览（Preview as customer):
-删除（Delete）
这个时候还是可以重新编辑票据的（Edit Invocie），或者可以直接发给客户（Send invoice…)，可以忽略发送（Skip sending。
其中直接发给客户（Send invoice…)
其中直接发给客户（Send invoice…) ，推荐选择[email protected]用于发送大部分票据，慎用[email protected](因为该网址容易被标记为垃圾邮件）。
填写内容（可以不填写），推荐选择发送一份给自己 和 附件发票为PDF（Attach the invoice as a PDF)。点击发送（Send）即发送到指定邮箱。
客人和自己收到的邮件如下图，可以看出发邮件的是[email protected]，回复到[email protected]，可点击链接查看发票，也可以下载附件中的发票。
开具发票和Google日历之间的链接
一旦开出发票，通过使用Zapier可以同步更新到Google日历（[email protected])，这样大大节省了时间和协作。
你可以设置成和个人日历的同步，在邀请人中填写[email protected]即可。
通过设置，我的Google 日历上自动出现了这个选项，如下图所示。
这些信息全部来自Wave中开具的发票，但是由于读取数据段的原因，还需要手动改写其中一部分内容，比如标题、时间、地址、参与人等。改写后如下：
可以看出，标题涵盖了所有核心信息，地址得到校正，同时勾选了修改事件（Modify event）这个选项。这样一个完整的预定流程就完成了。
修改或者取消预定
修改可以直接在谷歌日历中进行，并同步更新[email protected]中的显示。
取消稍微复杂一下，需要将日历中的事件标注为取消，并在wave中取消掉相应的订单（目前似乎是直接Delete掉相应订单）。
客户付款确认
除非Wave自动确认付款（比如信用卡支付），需要自己从银行确认客户付款后，需要更新两个地方：
- 谷歌日历中相应的事件
- Wave中对应的发票
比如在银行中确认收到备注为SO71的发票，搜索SO71得到这个事件（示例，图中数据未改正到位）：
偏下的那个链接就是发票的链接。我们需要现在日历中更新该事件为paid，然后点击那个链接到wave中标记该发票的付款日期。
开具发票-从公司网站平台到Wave的切换
2019年8月起，各种销售票据均从网站切换到Wave平台
Posted on August 10th, 2018